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UNIDAD ADMINISTRATIVA

Tramitar Cuentas por Pagar

Objeto

Realizar el pago de los cumplidos radicados por los usuarios vinculados mediante ordenes contractuales de servicios, de compra, servicios académicos remunerados y Resoluciones de autorización del gasto.

Detalle del proceso

Información específica del procedimiento

  • Recibir y radicar los soportes de los usuarios para pago
  • Verificar los documentos soportes para pagos que cumplan con los requisitos de ley y la normatividad interna de la Universidad.
  • Efectuar la liquidación de la orden de pago a partir del análisis de los documentos y registro en el Sistema Financiero Quipu.
  • Realizar la revisión de las órdenes de pago liquidadas y realizar su aprobación.
  • Autorizar la orden de pago, firmarla y pasarla para su respectivo giro
  • Clasificar las órdenes de pago por cuenta bancaria, generar los egresos, cargar los archivos planos en el banco.
  • Verificación y Aprobación en el portal bancario por parte de la tesorera y jefe de unidad.
  • Confirmación posterior de los pagos (exitosos o rechazados).
  • Envío de los documentos al archivo.

Duración: 5 días hábiles para realizar el pago

Responsables

Blanca Escobar

Recepción y radicación

Extensión: 13693

Correo: bescobarm@unal.edu.co

Cristian David Gómez

Liquidación órdenes de pago

Extensión: 13684

Correo: cdgomezz@unal.edu.co

Nayibe Salinas Romero

Revisión órdenes de pago y aprobación

Extensión: 13684

Correo: nsalinasr@unal.edu.co

Clara Nayiber Garzón

Tesorera

Autorización

Extensión: 13644

Correo: cngarzonp@unal.edu.co

Carmen Sofia Cabrera

Preparación de los giros

Proceso de validación

Extensión: 13683

Correo: cscabrarap@unal.edu.co

Clara Nayiber Garzón (tesorera) y Hernán Alberto Hernández (Jefe de Unidad) aprobación de los pagos en el banco

RECAUDAR Y REGISTRAR INGRESOS

Objeto

Verificar y registrar los ingresos recibidos por concepto de venta de bienes y/o servicios a través de los diferentes medios de recaudo que posee en la Universidad

Detalle del proceso

Información específica del procedimiento

  • Recibir la información de ingresos recibidos por parte de la Universidad en medio físico y notificaciones realizadas por los coordinadores y dependencias de la Universidad en correo electrónico.
  • Solicitar la información de ingresos faltantes en las entidades bancarias, coordinadores de proyectos y acceder a los aplicativos de recaudo virtual para realizar la búsqueda de información.
  • Efectuar el cargue de remesas de la matrículas y conciliación en el Sistemas de Información Académica.
  • Realizar el análisis de la información recolectada de los ingresos verificación y creación del tercero y efectuar el registro en el sistema financiero QUIPU.
  • Imprimir el comprobante, aprobación y firma por parte del Tesorero.
  • Envío de los documentos al archivo.

Duración: Los tiempos de identificación, análisis y registro de los ingresos varía de acuerdo a la disponibilidad de información.

Responsables

Blanca Escobar

Recepción y radicación de los soportes de ingresos en físico

Extensión: 13693

Correo: bescobarm@unal.edu.co

Maria Luxora Correa

Verificación, análisis y elaboración de Facturas.

Extensión: 13685

Correo: mccorreae@unal.edu.co

Clara Nayiber Garzón

Tesorera

Aprobación y firma

Extensión: 13644

Correo: cngarzonp@unal.edu.co

Facturaciòn y segumiento de cartera

Objeto

Elaboración de las facturas solicitadas por los usuarios de convenios y contratos suscritos por parte de la Universidad con entidades externas y demás dependencias de la facultad y seguimiento para su cancelación.

Detalle del proceso

Información específica del procedimiento

  • Radicación de la solicitud de la factura.
  • Verificación de la, creación del tercero y análisis de los documentos soportes de la misma solicitud de acuerdo a los requisitos establecidos en el reglamento interno de cartera de la Universidad.
  • Elaboración de la factura en QUIPU y solicitud del certificado de parafiscales
  • Aprobación y firma por parte de la tesorera.
  • Envío de comunicaciones a los supervisores de los contratos solicitando información de las facturas no canceladas con más de un mes de antigüedad.
  • Elaboración del informe de deudores para seguimiento y control de los deudores.

Duración: 2 días hábiles para la elaboración de la factura.

Responsables

Blanca Escobar

Recepción y radicación

Extensión: 13693

Correo: bescobarm@unal.edu.co

Maria Luxora Correa

Verificación, análisis y elaboración de Facturas.

Extensión: 13685

Correo: mccorreae@unal.edu.co

Clara Nayiber Garzón

Aprobación y firma

Extensión: 13644

Correo: cngarzonp@unal.edu.co

Elaboraciòn de informes para los entes internos y externos

Objeto

El análisis de los resultados de los procesos de la tesorería (cuentas por pagar, ingresos, Facturación, legalización de avances) y presentación de informes para su seguimiento y control.

Detalle del proceso

Información específica del procedimiento

  • Elaboración y análisis de las conciliaciones bancarías de la facultad.
  • Elaboración y análisis de la exógena nacional y distrital.
  • Elaboración mensual de la conciliación de la declaración de la retención en la fuente, ICA, Devolución de IVA, estampilla, contribución de obra.
  • Elaboración y análisis de informe gravamen financiero.
  • Elaboración y análisis de informes al área de contabilidad de la Sede Bogotá trimestrales y semestrales.
  • Atender requerimientos por parte de los entes de control internos y externos.
  • Presentación de los informes a la tesorera para su aprobación y firma.

Duración: Los informes se elaboran de acuerdo al cronograma establecido en la Universidad y según requerimientos de los entes internos y externos.

Responsables

Liliana Pachón García

Análisis y elaboración de informes

Extensión: 13644

Correo: mccorreae@unal.edu.co

Nayibe Salinas Romero

Análisis y elaboración de informes.

Extensión: 13684

Correo: nsalinasr@unal.edu.co

Clara Nayiber Garzón

Tesorera

Aprobación y firma

Extensión: 13644

Correo: cngarzonp@unal.edu.co