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Unidad Administrativa

La Unidad Administrativa es la dependencia de la Facultad de Ingeniería que se encarga de la gestión y el seguimiento de los procesos que implican manejo de recursos económicos.

JEFE UNIDAD ADMINISTRATIVA

  • Hernan Alberto Hernandez Moreno

EQUIPO DE TRABAJO

  • Secretaria Ejecutiva
  • Diana Carolina Aguilar Olarte
  • Tesorera
  • Clara Nayibe Garzón Parra

DIRECCIÓN

  • Carrera 30 No. 45-03 - Universidad Nacional de Colombia
  • Facultad de Ingeniería
  • Bogotá D.C. Colombia
  • CADE DE INGENIERÍA, Segundo piso
  • PBX: (57)(1) 3165000 ext. 13381
  • FAX: (57)(1) 3165189
  • e-mail: uniadm_fibog@unal.edu.co

SIUA

Mapa de procesos Unidad Administrativa Facultad de Ingeniería

Validación de liquidación de OC

VALIDACIÓN DE LIQUIDACIÓN DE ORDENES CONTRACTUALES

Objeto

Liquidación anticipada, mutuo acuerdo o unilateral

Detalle del proceso

Proceso de solicitud

  • El solicitante deberá elaborar el acta de liquidación en formato de gerencia justificando el motivo por el cual se realizará la liquidación con el detalle de pagos.
  • Radicar el formato en la Unidad Administrativa junto al informe de ejecución de actividades
  • Se realiza el trámite de liquidación en el sistema financiero QUIPU.
  • Archivo del documento en el expediente contractual respectivo.

Duración: 5 días hábiles

Costo: Ninguno

Definiciones

  • Acta de Inicio: Es el documento suscrito entre el interventor y/o supervisor y el contratista, en el cual se deja constancia de la fecha a partir de la cual se inicia la ejecución de las actividades objeto del contrato (Cfr. Resolución 1551, 2014 - Manual de convenios y contratos de la Universidad Nacional de Colombia)
  • Acta de Liquidación: Es el documento suscrito por el ordenador del gasto, el supervisor o interventor del contrato y el contratista, en el que se deja constancia los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse a paz y salvo.

Costo: Ninguno

Responsables

Blanca Escobar Martínez

Recepción y validación

Extensión: 13693

Correo: bescobarm@unal.edu.co

José Ismael Peña Reyes

Decano

Proceso de aprobación

Extensión: 13552

Correo: decfaci_bog@unal.edu.co

Mapa de procesos de Tesorería Facultad de Ingeniería

Tramitar cuentas por pagar

TRAMITAR CUENTAS POR PAGAR

Objeto

Realizar el pago de los cumplidos radicados por los usuarios vinculados mediante ordenes contractuales de servicios, de compra, servicios académicos remunerados y Resoluciones de autorización del gasto.

Detalle del proceso

Información específica del procedimiento

  • Recibir y radicar los soportes de los usuarios para pago
  • Verificar los documentos soportes para pagos que cumplan con los requisitos de ley y la normatividad interna de la Universidad.
  • Efectuar la liquidación de la orden de pago a partir del análisis de los documentos y registro en el Sistema Financiero Quipu.
  • Realizar la revisión de las órdenes de pago liquidadas y realizar su aprobación.
  • Autorizar la orden de pago, firmarla y pasarla para su respectivo giro
  • Clasificar las órdenes de pago por cuenta bancaria, generar los egresos, cargar los archivos planos en el banco.
  • Verificación y Aprobación en el portal bancario por parte de la tesorera y jefe de unidad.
  • Confirmación posterior de los pagos (exitosos o rechazados).
  • Envío de los documentos al archivo.

Duración: 5 días hábiles para realizar el pago

Responsables

Blanca Escobar

Recepción y radicación

Extensión: 13693

Correo: bescobarm@unal.edu.co

Cristian David Gómez

Liquidación órdenes de pago

Extensión: 13684

Correo: cdgomezz@unal.edu.co

Nayibe Salinas Romero

Revisión órdenes de pago y aprobación

Extensión: 13684

Correo: nsalinasr@unal.edu.co

Clara Nayiber Garzón

Tesorera

Autorización

Extensión: 13644

Correo: cngarzonp@unal.edu.co

Carmen Sofia Cabrera

Preparación de los giros

Proceso de validación

Extensión: 13683

Correo: cscabrarap@unal.edu.co

Clara Nayiber Garzón (tesorera) y Hernán Alberto Hernández (Jefe de Unidad) aprobación de los pagos en el banco

RECAUDAR Y REGISTRAR INGRESOS

Objeto

Verificar y registrar los ingresos recibidos por concepto de venta de bienes y/o servicios a través de los diferentes medios de recaudo que posee en la Universidad

Detalle del proceso

Información específica del procedimiento

  • Recibir la información de ingresos recibidos por parte de la Universidad en medio físico y notificaciones realizadas por los coordinadores y dependencias de la Universidad en correo electrónico.
  • Solicitar la información de ingresos faltantes en las entidades bancarias, coordinadores de proyectos y acceder a los aplicativos de recaudo virtual para realizar la búsqueda de información.
  • Efectuar el cargue de remesas de la matrículas y conciliación en el Sistemas de Información Académica.
  • Realizar el análisis de la información recolectada de los ingresos verificación y creación del tercero y efectuar el registro en el sistema financiero QUIPU.
  • Imprimir el comprobante, aprobación y firma por parte del Tesorero.
  • Envío de los documentos al archivo.

Duración: Los tiempos de identificación, análisis y registro de los ingresos varía de acuerdo a la disponibilidad de información.

Responsables

Blanca Escobar

Recepción y radicación de los soportes de ingresos en físico

Extensión: 13693

Correo: bescobarm@unal.edu.co

Maria Luxora Correa

Verificación, análisis y elaboración de Facturas.

Extensión: 13685

Correo: mccorreae@unal.edu.co

Clara Nayiber Garzón

Tesorera

Aprobación y firma

Extensión: 13644

Correo: cngarzonp@unal.edu.co

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